Theo thông tin từ trang tin Healthcare IT News, đối với bệnh nhân ung thư, quá trình điều trị thường được nhìn nhận từ thời điểm họ bước vào phòng truyền dịch.
Tuy nhiên, phía sau mỗi liệu trình là một chuỗi hoạt động vận hành phức tạp mà các cơ sở điều trị ung thư cộng đồng phải thực hiện mỗi ngày, đó là dự báo nhu cầu điều trị, mua sắm các loại thuốc chuyên khoa có giá trị cao, quản lý tồn kho, đồng thời xử lý hàng loạt hợp đồng, chương trình hoàn tiền và yêu cầu từ các đơn vị chi trả bảo hiểm.
Chính những áp lực ngày càng gia tăng này đã khiến Viện nghiên cứu và chuyên khoa Ung thư Oklahoma (Oklahoma Cancer Specialists and Research Institute (OCSRI)), một tổ chức gồm hơn 40 bác sĩ và chuyên gia y tế liên ngành đã phải tìm kiếm một mô hình quản lý mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng kiểm soát tài chính.
Trong những năm gần đây, các phòng khám ung thư tại Mỹ phải đối mặt với nhiều thách thức cùng lúc. Chi phí thuốc liên tục tăng cao, biên lợi nhuận hoàn trả ngày càng thu hẹp, trong khi việc theo dõi dữ liệu mua sắm và tồn kho vẫn còn nhiều hạn chế. OCSRI cũng không nằm ngoài xu hướng đó.
Theo bà Tara Hallum, Giám đốc Tài chính của tổ chức, các hệ thống cũ đang trở thành rào cản đối với sự phát triển của đơn vị.
Bà Hallum cho biết: “Chúng tôi cảm thấy bị giới hạn bởi các hệ thống cũ vốn phụ thuộc vào xử lý theo lô (batch processing), đồng bộ dữ liệu chậm hoặc ngoại tuyến, cùng các quy trình làm việc tĩnh không thể theo kịp môi trường hoạt động ngày càng mở rộng và năng động của chúng tôi”.
Là một đơn vị đầu tư hàng triệu USD mỗi năm để bảo đảm các liệu pháp “cứu sống” luôn sẵn sàng cho bệnh nhân, OCSRI nhận thấy họ đang phải làm việc với những nguồn dữ liệu rời rạc, phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau, từ mua sắm, quản lý tồn kho, quản lý hợp đồng đến tài chính.
Điều mà ban lãnh đạo tìm kiếm không đơn thuần là một nhà cung cấp công nghệ mới. Họ cần một đối tác hiểu rõ những đặc thù của việc điều trị ung thư, đồng thời có khả năng mang lại sự minh bạch cao hơn trong quản lý giá thuốc, hợp đồng và hiệu quả vận hành.
Sau quá trình đánh giá, OCSRI đã lựa chọn tổ chức AllyGPO (Organization of Purchasing Allies), tổ chức đóng vai trò là cầu nối giúp các phòng khám chuyên khoa và cơ sở y tế cùng nền tảng quản lý thuốc chuyên khoa ứng dụng trí tuệ nhân tạo mang tên AllyIQ.
Hình ảnh chân dung bà Tara Hallum, Giám đốc Tài chính của OCSRI.
Theo bà Hallum, điểm hấp dẫn của giải pháp này không chỉ nằm ở các tính năng AI, mà còn ở khả năng xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất.
Nền tảng được thiết kế để tích hợp với các hệ thống hiện hữu của phòng khám, từ đó tạo ra khả năng quan sát theo thời gian thực đối với hoạt động mua thuốc, quản lý tồn kho, hiệu quả hợp đồng và các quy trình tài chính.
Thay vì phải theo dõi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, các bộ phận trong tổ chức giờ đây có thể làm việc trên cùng một nền tảng và cùng chia sẻ một bức tranh dữ liệu thống nhất.
Dữ liệu thời gian thực thay đổi cách ra quyết định
Hiện nay, các nhóm lâm sàng, vận hành và tài chính tại OCSRI đang khai thác nền tảng theo những mục đích khác nhau.
Đội ngũ lâm sàng sử dụng các tủ thuốc thông minh để lưu trữ, quản lý và cấp phát thuốc. Bộ phận vận hành dùng hệ thống để đặt hàng, tiếp nhận thuốc và kiểm kê tồn kho.
Trong khi đó, các nhóm tài chính có thể theo dõi toàn bộ vòng đời của thuốc, từ khâu ký kết hợp đồng, mua sắm cho đến sử dụng, lập hóa đơn và đối soát.
Việc tất cả các phòng ban cùng tiếp cận một nguồn dữ liệu chung đã tạo ra sự thay đổi đáng kể trong quá trình ra quyết định.
Bà Hallum cho biết: “Chúng tôi có thể tiếp cận các phân tích chuyên sâu hơn, xem xét những khuyến nghị do hệ thống tạo ra dựa trên các quy tắc kinh doanh của mình và chủ động quản lý hoạt động hiệu quả hơn”.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi không chỉ đơn giản là triển khai một nền tảng công nghệ mới.
Để bảo đảm hệ thống được áp dụng hiệu quả, OCSRI đã huy động các nhóm liên chức năng tham gia ngay từ đầu, đồng thời đầu tư vào đào tạo và xác lập rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình vận hành.
Sau chín tháng triển khai, OCSRI ghi nhận nhiều kết quả đáng chú ý về mặt vận hành và tài chính.
Một trong những cải thiện lớn nhất là thời gian nhận các khoản hoàn tiền đã được rút ngắn 35 ngày. Điều này giúp tổ chức cải thiện khả năng tiếp cận nguồn vốn phục vụ hoạt động thường xuyên.
Bên cạnh đó, đơn vị cũng đạt được mức độ hiển thị lên tới 99% đối với các cơ hội hoàn tiền ước tính. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh chiến lược mua sắm một cách chủ động hơn trong suốt từng quý thay vì phải phản ứng sau khi dữ liệu được tổng hợp.
Đáng chú ý nhất là hiệu quả trong hoạt động đặt hàng thuốc.
Theo OCSRI, thời gian xử lý các đơn hàng đã giảm tới 75% nhờ các công cụ dự báo nhu cầu và hỗ trợ đặt hàng bằng AI. Những công việc trước đây đòi hỏi nhiều thao tác thủ công nay có thể được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Đối với đội ngũ nhân viên, điều này đồng nghĩa với việc giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc hành chính và tăng thêm thời gian để hỗ trợ bệnh nhân.
AI chỉ phát huy giá trị khi hỗ trợ con người
Kinh nghiệm của OCSRI đã phản ánh một xu hướng đang ngày càng rõ nét trong lĩnh vực y tế, đó là giá trị lớn nhất của AI không nằm ở việc tự động hóa các giao dịch, mà ở khả năng hỗ trợ con người và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Thông qua việc tăng cường khả năng quan sát trên toàn bộ chuỗi hoạt động, từ mua sắm đến tài chính, OCSRI đã xây dựng được nền tảng vững chắc hơn cho cả hiệu quả vận hành lẫn tính bền vững tài chính.
Bà Hallum khẳng định lại rằng: “Hiệu quả vận hành và chất lượng chuyên môn lâm sàng không thể hoạt động tách biệt trong ngành ung thư hiện đại”.
Trong bối cảnh các cơ sở khám và chữa ung thư tiếp tục chịu áp lực từ chi phí, hoàn trả bảo hiểm và yêu cầu vận hành ngày càng phức tạp, kinh nghiệm của OCSRI cho thấy dữ liệu minh bạch hơn, khả năng tích hợp sâu hơn và việc triển khai AI một cách có kiểm soát có thể trở thành yếu tố quan trọng giúp các tổ chức duy trì trọng tâm cốt lõi của mình, đó là mang lại dịch vụ chăm sóc tốt nhất cho bệnh nhân.
*Theo Healthcare IT News
